Strategisches Facility Management

Die Ausrichtung des strategischen Facility Managements leitet sich direkt aus der jeweiligen Unternehmensstrategie ab.

Die Strategie bestimmt, in welchen Geschäftsfeldern ein Unternehmen tätig sein soll, wie der Wettbewerb in diesen Geschäftsfeldern zu bestreiten ist und was die langfristige Erfolgsbasis oder Kernkompetenz des Unternehmens darstellt.

Während in fast allen Unternehmensbereichen schon seit vielen Jahren Maßnahmen zur Strategieumsetzung getroffen werden, erfolgt dieses im Facility Management nur unzureichend.

Dies zeigt, dass das Facility Management erst in geringem Maße als strategische Ressource von den meisten Unternehmen erkannt wird, obwohl dadurch ein zunehmend erfolgskritischer Wettbewerbsfaktor latent vorhanden ist. Auch wird im Instrument der Wertkettenanalyse von Porter die Bedeutung der Liegenschaftsaktivitäten zur Erzielung von Wettbewerbsvorteilen nur unzureichend berücksichtigt.

Diese Vernachlässigung einer wertorientierten Betrachtung des Immobilienvermögens gerade in non-property-companies basiert auf der Unterschätzung seiner Relevanz auf den Gesamtunternehmenserfolg durch das Top-Management.

Die nachfolgenden Zahlen verdeutlichen jedoch den Stellenwert der Immobilien für den Unternehmenserfolg, welcher sich aus der enormen Kapitalbindung ergibt:

• Das Anlagevermögen von Industrieunternehmen besteht zu 30 bis 40 % aus Eigentum an Grund und Boden sowie Immobilien.
• In der Bilanzsumme entfallen ca. 10% auf immobilienbezogene Kosten. 
  Nach den Personalkosten nehmen die Immobilienkosten den zweiten Platz der bilanzierten Ausgaben ein. 
• Bei Industrieunternehmen betragen die Immobilienkosten ca. 5% des Umsatzes, bei Dienstleistungsunternehmen sogar 7 bis 9 %.

Das Top-Management, welches Immobilien als Teil der Unternehmensstrategie begreift und behandelt, kann durch einen aktiven und ergebnisorientierten Umgang mit ihnen einen positiven Beitrag zum Unternehmensergebnis erwirtschaften und so die Wettbewerbsfähigkeit steigern. Die Unternehmen erreichen dadurch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Deshalb ist die Bedeutung des Real Estate Facility Managements auch und gerade für Non-property-Unternehmen so wichtig. Trotzdem verfügen die meisten Unternehmen noch nicht einmal über ein Informationssystem, das aktuelle, grundstücks- und gebäudebezogene Daten bereithält.

So bietet beispielhaft der Flächenverbrauch ein signifikantes Optimierungspotenzial, welches ständig über ein aktives liegenschaftsübergreifendes Flächenmanagement optimiert und an die wechselnden Nutzungen ständig angepasst werden muss. Nur so wird eine Kostensenkungen durch die Optimierung der Flächennutzung und Erhöhung der Flächenproduktivität erreicht.

Andere unternehmensgefährdende Einflüsse wie die langfristig steigenden Energiekosten und die Sicherheit bei der Ver- und Entsorgung sind zusätzlich latent vorhanden. Unternehmen, welche nicht den ressourcenschonenden Einsatz über ein funktionierendes Facility Management steuern, können eventuell ihr Kerngeschäft zukünftig nicht mehr dauerhaft sicherstellen.

Eine wichtige Rolle spielt aber auch die Kenntnis der Möglichkeiten hinsichtlich der immobilienbezogenen bilanz- und steuerrechtlichen Gestaltungsmöglichkeiten sowie im Rahmen der Finanzierung. Möglichkeiten bieten hier die Abschreibung und Bewertung der Immobilien, Leasing, Miete oder die Überführung des Immobilienvermögens in eine eigenständige Tochtergesellschaft.

Ein Unternehmen muss auch jederzeit den genauen Wert seines Anlagevermögens kennen, da die Unkenntnis der genauen Höhe der stillen Reserven ein mögliches Übernahmerisiko bedeutet. Nicht zu unterschätzen sind Immobilien auch als Sicherheit bei Fremdfinanzierungen, bei Bankkrediten oder der Ausgabe von Unternehmensanleihen.

Diese Einflüsse müssen in das strategische Facility Management mit einfließen, damit so ein bedeutender Beitrag zum Unternehmenserfolg möglich wird. Dafür muss laufend die Facility Management-Strategie und die Überwachung der strategiebestimmenden Faktoren aus der operativen Ebene erfolgen, da gerade diese Faktoren eine besondere Bedeutung im Rahmen der Frühwarnung besitzen. Nur so kann auf veränderte Benutzeransprüche und Marktsituationen rechtzeitig reagiert werden.

Das strategische Facility Management sollte an die Technologischen-, Markt- und gesellschaftlichen Entwicklungen permanent angepasst sein, damit die Liegenschaft einschließlich aller Prozesse und Betriebsanlagen sich so im Idealfall nach und nach zu einem effektiven Instrument für die Unternehmensleistung entwickelt  Folgende Ziele sollten durch die Facility Management-Strategie immer erreicht werden:

• Liegenschafts- und Immobilienbewirtschaftung als Kerngeschäft des Real Estate Facility Managements
• Ganzheitliche Planung und Betrachtung der Kostenentwicklung in allen Lebenszyklusphasen, um so die Optimierung der Gesamtkosten zu erreichen
• Optimieren der Liegenschaft als Bestandteil des Aktivkapitals eines Unternehmens, um so einen Beitrag zum Unternehmensertrag zu erreichen
• Nutzen aller baulichen Anlagen und Prozesse mehren, die Qualität sicherstellen und die Kosten reduzieren
• Langfristige Minimierung der Immobilien- und Prozesskosten
• Langfristige Minimierung der Betriebs-, Energie-, Ver- und Entsorgungskosten
• Vermeidung von ungenutzten, überflüssigen oder ineffizienten Facility Management- und Prozessabläufen
• Schaffung von Optionen für kosteneffiziente und funktionelle zukünftige Expansionen
• Vertragsrecht mit möglichst großer Flexibilität und geringstmöglichen Kosten
• Generierung von Cashflow
• Effektive Nutzung von Steuervorteilen und Abschreibungsmöglichkeiten
• Anhaltende Renditesteigerung
• Langfristige Kosten- und Aufwandsreduzierung
• Risikoeinschätzung / -vermeidung.

Es besitzen jedoch nicht nur Technologische-, Markt- und gesellschaftliche Entwicklungen unmittelbare Auswirkungen, sondern auch die unterschiedlichen Sichtweisen und Interessen der Eigentümer / Investoren, Benutzer und Dienstleister beeinflussen die strategischen Ziele entscheidend. Immer wiederkehrende Probleme sind dabei eine falsche Strategie, es ist keine Strategie, ein abgehobenes Management oder konkurrierende Strategien sind vorhanden.